Edecanes: Capacitarlas e involucrarlas para alcanzar los objetivos

Participar con un espacio de exhibición en una expo, implica una planeación de acuerdo a los objetivos que la empresa se haya planteado.

Además del espacio a contratar, la decoración, folletería, hospedaje, viáticos, muestras o artículos promocionales, es importante evaluar la conveniencia de contratar el servicio de edecanes.

Normalmente fungen como primer contacto entre visitante y expositor, considerando que la función de la fuerza de ventas y personal ejecutivo que se desplaza al evento, es la de proporcionar información detallada del producto o servicio que se ofrece.

Bien capacitada, la edecán es un filtro entre curiosos, clientes y prospectos. "Será más redituable que tenerla sólo por presencia para atraer la atención de los visitantes y entregar folletos y promociones", señala Dolores Palacio, Directora de Coordinación y Desarrollo de Eventos (Codevent).

Aun cuando, en ocasiones, el tema de presupuesto no sea un factor para tomar la decisión de contratar los servicios de una edecán o una modelo, se sigue confundiendo la función de una y de otra. Las modelos -dice Dolores Palacio-, son las personas que se contratan para lucir un evento, sin tener contacto con el público. La edecán, por el contrario, su función es ser esa primera aproximación con clientes y prospectos, generar bases de datos y atender a los visitantes, puntualiza la empresaria.

Al respecto, Francisco Medina Caldelas, Director de Marketing en Expo Santa Fe México, refuerza esta idea: "La función de las edecanes que contratamos, es proporcionar información general, prospectación, promoción, volanteo y levantamiento de información".

Sólo se contratan edecanes -aclara el ejecutivo-, cuando la empresa participa como expositor en otros foros y esporádicamente cuando se llevan a cabo activaciones o promoción de eventos.

César Alvarez, Gerente de operaciones de Messe Frankfurt México, señala: "Las edecanes apoyan al comité en labores administrativas y logística, además de dar información general del evento a visitantes (duración, fechas, seminarios, conferencia magistrales, ubicación de expositores), así como proporcionando información a expositores, con respecto a actividades especiales, transportación y hoteles".

Dolores Palacios destaca la necesidad de un cambio en los eventos. Se requiere -dice-, más que contratar una cara bonita, ya que ello y el capacitarlas, no garantiza el éxito y tampoco un mayor número de leads para el expositor.

"En el caso de Codevent, no nos conformamos con que se trate de una chica bonita, sino que tenga criterio, educación y sepa comportarse. Nosotros las capacitamos en conocimiento de protocolo para saber manejarse en un estrado, apoyando a conferencistas así como en una expo, congreso o convención internacional. Hoy, el servicio de edecanes debe ir más allá de saber pararse y atender. Debe ser ético, puntual, respetuoso, profesional y honesto".

Al respecto, César Alvarez señala: "En una edecán buscamos, atención al cliente, amabilidad, actitud de servicio y flexibilidad en la realización de actividades. Que tengan buena presencia y trato agradable con personas de diferentes edades, sexo y nivel socioeconómico".

Mientras que Francisco Medina comenta: "Buscamos una mujer joven, entre 25 y 35 años, empática, alegre y que le guste interactuar con la gente. Su labor es la de cubrir tiempos que nuestro personal no puede atender, reflejando una imagen profesional, joven y actual de nuestra empresa o evento".

Como en todo, al contratar un servicio, existen dos opciones: hacerlo por cuenta propia o a través de una empresa profesional, ambas tienen sus pros y sus contras. Sin embargo, por experiencia o por recomendación, cada quien toma la que más le resulta conveniente.

Dolores Palacios, expresa que quien contrata los servicios de edecanes, a través de una agencia, debe estar seguro que tanto ésta, como la persona que se contrate, será honesta, profesional y totalmente responsable. "Que estará pendiente de todas las personas que observen o se detengan en el stand, ya que puede tratarse de un cliente a corto, mediano o largo plazo. Son un apoyo indirecto del departamento de ventas".

Francisco Medina, prefiere la opción de la agencia. "Ésta nos cubre un perfil específico y nos ofrece varias alternativas. En caso de que alguna de las chicas se ausente, siempre hay un reemplazo y cumplen bajo contrato".
También César Alvarez, coincide en la opción de la agencia para hacerse cargo, ya que no se invierte tiempo en la supervisión: "La agencia se hace responsable".

Sin embargo, Dolores Palacio se refiere a una opción más, nada recomendable: "No faltará el que, por ahorrarse unos pesos, le pida el favor a una colaboradora, un familiar, una amistad o hasta a los hijos. Perdiendo así la oportunidad de profesionalizar su presencia y garantizar el éxito de su evento".